人工智能在档案管理中的具体应用

3.1人工智能技术促进档案信息共享

档案信息的数字化、网络化、社会化是“互联网+”时代对档案管理的新要求，方便使用者更快、更准地查找所需档案和资料是服务社会服务民众的关键。我国档案的检索分类根据《中国档案分类法》类目细分规则，档案使用者往往不熟悉这些档案分类的类别。基于人工智能技术的智能检索同时考虑相关性和重要性，同时还可以采用各字段加权混合索引，获得的排序结果更加准确，可以把最相关的信息列在最前面，提高了检索速度和准确率。此外，人工智能线上服务机器人使用自然语言加工系统，允许用户使用自然语言提问，同时具有推理能力，根据储存的信息库演绎答案。人工智能的另一个优于传统检索方式的特点是智能检索具有机器学习能力。机器学习由环境、学习系统、执行系统三个结构组成，计算机可以从环境中提取信息输送到学习系统，学习系统利用这些信息修改执行系统的知识库，执行系统根据知识库已有信息推演完成检索任务，同时在完成检索的过程中可以反馈信息给学习系统，最终实现理解人们的要求，感知用户的信息类型和信息形式喜好，并依此推送档案信息，从而促进档案信息的共享。

3.2人工智能技术提高档案管理信息化效率

根据档案信息化的要求，档案管理的重点从实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和向用户提供服务，进一步使档案管理走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化工作的主要内容是档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设、档案信息的数字化是档案信息化的第一步也是最最重要的一步。目前，档案的数字化主要是利用高速扫描、数据库、数据压缩等技术将传统的介质文件和已归档的电子档案系统地组织成有序结构的档案信息库。

3.3推动档案数字化管理

档案数字化管理是人工智能档案管理工作的基石，可以为档案管理工作奠定基础。人工智能技术推广应用建立在完善的档案数字化技术基础之上。首先，发挥人工智能技术的价值，应当建立完善的深度学习体系，促进计算机对使用档案数据的知识与规律进行识别，积累人工智能档案管理的基本逻辑关系，从而发挥人工智能技术对档案应用者的个性化辅助作用。其次，海量的档案信息是人工智能档案管理的必要条件，档案数字化与增量电子化能更好的促进档案人工智能技术发挥价值。

3.4智能安全管理

档案安全管理工作分为实体安全与网络安全。在实体安全方面，利用人脸识别、指纹识别等生物识别技术，能够轻松实现对实体档案的权限管理、安全警报等安全管理工作；在网络安全方面，随着电子档案的快速发展，区块链技术的出现能够有效实现电子档案的安全传输、存储，减少安全风险，保证电子档案的真实性和安全性。